A legfontosabb, hogy a rendszer napi zárást készít, amit csak akkor tud megtenni a tárgynap utáni napon éjfélig, ha minden vendéget érkeztetünk a rendszerbe, az esetleg nem megérkezők foglalását pedig töröljük. Enélkül az adott napot nem tudjuk lezárni, ezért az adatszolgáltatás sem tud megvalósulni. Van automatikus napzárásra is lehetőség. A Riportok menüpontból lekérdezhetjük, összesíthetjük a forgalmi adatokat. Lezárt adathoz később már nem lehet hozzányúlni. Ha bárkinek kérdése vagy problémája lenne, a honlapokon megtalálható helpdesktől kérhet segítséget – hangzott el.
A 239/2009-es rendelet 2. paragrafusa pedig leírja, hogy melyik szálláshely melyik kategóriába tartozik. Az időszakosan nyitva tartó egységeknek is használniuk kell szálláshelykezelő szoftvert, de ők a zárva tartás ideje alatt nem kell, hogy adatot szolgáltassanak. Az is elhangzott, hogy az Én Vendégházam alkalmazást csak a maximum 8 szobás és 16 ágyas szálláshelyek választhatják, és bár pótágyazásra lehetőség van, az egy éjszakára kiadott kapacitás semmiképp nem haladhatja meg a 16-ot. Az alkalmazásban külön be kell állítani az idegenforgalmi adó mértékét, akár fix összegben, akár százalékosan van meghatározva az adott településen. Forintban kell az árakat feltüntetni. Értelemszerűen a szálláshelykezelő rendszerbe minden foglalást fel kell vinni, a következő adatokkal: érkezés, távozás dátuma, megrendelő neve, küldő ország, milyen csatornán érkezett a foglalás, a vendég adatai: név, születési idő, IFA-fizetésre kötelezettség, állampolgárság, születési hely, irányítószám, lakóegység, szállásdíj.
Az Én Vendégszobám alkalmazás a gyakorlatban Közzétéve: 2019. 12. 11. A Magyar Turisztikai Ügynökség által rendezett szakmai napon az Én Vendégszobám alkalmazást a gyakorlatban is megismerhették a résztvevők a Bálna Rendezvényközpontban. Az egyik interaktív workshopon Vaszari Dániel fejlesztő mutatta be az NTAK-ot és az Én Vendégszobám alkalmazást. Kiemelte, hogy a szálláshelyek központi regisztrációját és adatszolgáltatási kötelezettségét törvény írja elő, akárcsak az adatok feldolgozását és a statisztikai adatok továbbítását a jogosult szervezetek részére. Az is törvényi előírás, mint mondta, hogy szálláshelykezelő szoftver útján kell megvalósítani az adatközlést, ezek közül az egyik, a kisebb szálláshelyek által ingyenesen választható, az Én Vendégszobám szálláshelykezelő alkalmazás. Arra is felhívta a figyelmet, hogy az NTAK-tól független rendszer az Én Vendégszobám applikáció, amely azonban alkalmas a statisztikai forgalmi adatok NTAK felé történő továbbítására. Ezután a teremben ülők láthatták, hallhatták, milyen konkrét lépéseket kell megtenniük a minden szálláshely számára kötelező NTAK-regisztráció során az ügyfélkapu-azonosító és az adószám megadásától kezdve az adatszolgáltatás elindításáig.